Ehrlich gesagt habe ich die meiste Zeit meines Berufslebens gegen meine Zeiterfassung gearbeitet, nicht mit ihr.
Ich nutze seit über zwanzig Jahren irgendwelche Tracking-Systeme — mal als Browser-Version, mal als App. Fast alle werben mit demselben: Statistiken, Diagramme, fancy bunte Bildchen. Das Wichtigste machen die meisten aber schlecht — nämlich einfach im Hintergrund zu bleiben.
Gute Zeiterfassung sollte ein No-Brainer sein. Ich will mitten in der Arbeit nicht darüber nachdenken müssen: hier noch schnell stoppen, da noch was zuordnen, und was hab ich eigentlich genau gemacht? Genau dann, wenn ich gedanklich drin bin in einer Sache, ploppt das Formular auf und reißt mich raus. Jedes Mal so eine lästige kleine Sache.
Bei mir lief das früher dann so: Weil es nervte, habe ich Zeiten oft gar nicht erst gestoppt und das Ganze abends nachgezogen. Und abends saß ich da und konnte gar nicht mehr richtig zuordnen, was wann war. Eine ungenaue Rechnung wollte ich aber keinem Kunden schicken — also habe ich im Zweifel lieber zu wenig abgerechnet und die Differenz selbst getragen. Das hat mich über die Jahre einiges gekostet.
Was mir immer gefehlt hat, war ein Tracker wie ein kleines Helferlein: kurz da, schnell wieder weg. Still und heimlich im Hintergrund, ohne zu stören — aber so, dass ich mir sicher sein kann, dass die Zeit sauber getrackt ist.
An der Stelle fangen befreundete Freelancer übrigens gern an zu träumen: „Wäre doch cool, wenn das eine KI einfach mitschneidet.“ Klingt erstmal gut. Aber dann: Woher soll die KI wissen, wann ich wirklich am Projekt arbeite — und wann ich nur kurz privat was bei Amazon bestellt habe? Photoshop und Mail offen: Arbeit oder privat, abrechenbar oder nicht? Am Ende sitze ich abends doch wieder da und korrigiere. Ich will die Kontrolle gar nicht abgeben. Ich will sie behalten — nur eben ohne den ganzen Gedanken-Aufwand.
Denn worauf es ankommt, ist nicht der bunte Kreis, der mir zeigt, wie viel Prozent Pause ich gemacht habe. Worauf es ankommt, ist Geld verdienen. Abrechnen. Korrekte Zahlen, die ich guten Gewissens auf eine Rechnung schreiben kann. Dafür muss eine Zeiterfassung erstmal eine Sache richtig können: sauber tracken.
Heute sieht mein Tag so aus: morgens kurz in den Kalender, Timer an — zwei Klicks — und los. Dann kommt nach einer Stunde ein Teams-Anruf rein, ein Kunde will über eine neue Social-Media-Sache sprechen. Ein Klick auf QuickShift, und während wir noch reden, ordne ich das Gespräch schon zu. Mein eigentlicher Timer wartet so lange einfach.
Früher hätte ich gedacht: ach, war ja nur ein kurzes Gespräch — und die halbe Stunde gar nicht getrackt. Hinterher dann: Mist, was war das jetzt, muss ich den alten Timer stoppen, das von Hand nachtragen … zu aufwendig, lass stecken. Also nicht erfasst. Und damit Zeit verschenkt, die mir eigentlich zusteht.
Das ist im Grunde alles, was Yokto sein will: dieses kleine Helferlein, das kurz da ist und schnell wieder weg. Nichts, worüber man groß nachdenken muss.
Und ehrlich — nach zwanzig Jahren macht mir Zeiterfassung zum ersten Mal sogar ein bisschen Spaß.