Wenn du mich vor einem Jahr gefragt hättest, was in Yokto garantiert nicht reinkommt, hätte ich ohne Nachdenken geantwortet: bunte Kreise. Diagramme. Irgendeine Seite, die mir in fünf Farben erklärt, wie mein Monat gelaufen ist. Ich habe zwanzig Jahre lang Tracker benutzt, die genau damit geworben haben — und das Wichtigste dabei schlecht gemacht.
Jetzt gibt es in Yokto einen Bereich, der „Übersicht“ heißt. Und ehrlich gesagt ist das der Grund, warum ich diesen Text überhaupt schreibe: weil ich erklären will, warum das für mich kein Widerspruch ist.
Die Frage, die sauberes Tracking nicht beantwortet
Sauber tracken heißt: Ich weiß am Abend, was der Tag gekostet hat. Was ich damit nicht weiß, ist, ob das Projekt insgesamt noch im Rahmen läuft.
Und genau das ist die Frage, die im Freelance-Alltag Geld kostet. Ein Relaunch für einen festen Betrag. Eine monatliche Wartung, für die acht Stunden vereinbart sind. Ein Termin, der irgendwann näher ist, als man dachte. Du steckst deine Zeit rein, ordnest sie ordentlich zu, und alles ist korrekt erfasst — nur merkt niemand, dass die Kalkulation längst nicht mehr aufgeht.
Auffallen tut es dann bei der Rechnung. Und da ist es zu spät. Über Zusatzaufwand kann man reden, solange das Projekt läuft; hinterher ist es keine Absprache mehr, sondern eine Diskussion. Ich rede nicht davon, mehr herauszuholen. Ich rede davon, dass beide Seiten wissen, woran sie sind, bevor die Rechnung kommt.
Die üblichen Auswege sind eine Tabelle neben dem Tracker, die nach drei Wochen keiner mehr pflegt — oder ein Projektmanagement-Werkzeug, das für eine Person ungefähr so passend ist wie ein Lastwagen für den Wochenendeinkauf. Beides habe ich versucht. Beides hat nicht gehalten.
Was jetzt bei mir passiert
Am Kunden hinterlege ich einen Stundensatz. Wenn ein Projekt davon abweicht — Reisezeit zum reduzierten Satz zum Beispiel — dann steht der abweichende Satz am Projekt. Dann noch ein Budget, ein Enddatum, oder beides. Mehr Felder gibt es nicht, und das ist Absicht.
Danach mache ich nichts weiter. Ich erfasse meine Zeit so, wie ich sie vorher schon erfasst habe. Der Unterschied ist, dass ich es jetzt mitkriege, wenn ein Projekt eng wird — oben in der Übersicht stehen die Projekte, die Aufmerksamkeit brauchen, darunter die, die im Rahmen laufen. Vier Fünftel verbraucht, noch tausend Euro übrig, Enddatum in Sicht. Ein Balken, eine Zahl, ein Datum.
Und da ist der Punkt, an dem ich mit mir selbst Frieden gemacht habe: Das Ding beantwortet keine Frage über den letzten Monat. Es beantwortet eine über die nächsten Tage. Es gibt keine Kurve, keinen Trend, keinen Prozentkreis, der mir zeigt, wie viel Pause ich gemacht habe. Das ist für mich der ganze Unterschied zwischen etwas, das man anschaut, und etwas, aus dem eine Entscheidung folgt.
Ein Detail, das mich mehr freut, als es klingt
Yokto hält den Stundensatz bei jedem gespeicherten Eintrag fest. Wenn ich im Mai meine Preise erhöhe, bleiben die Zahlen vom März, wie sie waren.
Das klingt nach Kleinkram, bis es einmal schiefgegangen ist. Wer schon mal eine Rechnung gestellt und danach den Satz angehoben hat, kennt den Moment, in dem plötzlich alle alten Werte nicht mehr zu den Rechnungen passen, die längst raus sind. Abgeschlossen ist abgeschlossen. Software darf mir da nicht dazwischenrechnen.
Genauso beim Projektende: Projekte enden nicht mit einem Klick. Nach der letzten Rechnung kommt noch eine Abstimmung, ein Eintrag, den man vergessen hat, eine kleine Nacharbeit. Wenn ich ein Projekt in Yokto abschließe, verschwindet es aus der Übersicht — buchen kann ich trotzdem weiter. Erst wenn ich es archiviere, ist es überall weg.
Und trotzdem keine bunten Kreise
Ich glaube nicht, dass mich das zum besseren Kalkulierer macht. Meinen Stundensatz habe ich lange genug falsch gerechnet, um bei so einer Behauptung vorsichtig zu sein.
Was sich geändert hat, ist der Zeitpunkt. Ich sehe mitten im Projekt, was ich früher erst am Ende gesehen habe. Das reicht mir schon.