Wenn man als Freelancer übers Geld nachdenkt, das man verliert, denkt man an die großen Sachen: der Kunde, der nicht zahlt, das Projekt, das aus dem Ruder läuft, die Stunden, die man unterschätzt hat. Die kennt jeder. Was mich über die Jahre mehr gekostet hat, waren aber zwei unscheinbare Stellen, an denen abrechenbare Stunden ständig ein bisschen wegtropfen, ohne dass man es merkt.
Leck 1: Abrechenbare Stunden, die du nie sichtbar machst
Die erste Stelle ist die Zeit, die gar nicht erst in der Zeiterfassung landet — die ganze nicht abrechenbare Arbeit: Akquise, Admin, Angebote, Calls. Warum ein Arbeitstag nicht dasselbe ist wie ein abrechenbarer Tag, habe ich an anderer Stelle schon aufgeschrieben. Kurz gesagt: Wenn du nicht weißt, wie viel deiner Zeit wirklich verkauft wird, kannst du auch nicht entscheiden, ob daran etwas zu ändern ist.
Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Sichtbarkeitsproblem. Geleistete Stunden und abrechenbare Stunden sind zwei verschiedene Zahlen — und die meisten von uns kennen nur die erste.
Leck 2: Die Rundung, die niemand ernst nimmt
Die zweite Stelle ist viel kleiner und wird deshalb gern übersehen: die Rundung.
Klingt nach Erbsenzählerei, ist aber genau das Gegenteil. Ein Freelancer-Tag besteht oft aus vielen kurzen Einträgen — hier sieben Minuten, da achtzehn, dort eine knappe halbe Stunde. Es gibt drei Arten, damit falsch umzugehen:
- Krümel stehen lassen. Am Monatsende steht eine Rechnung mit krummen Zahlen da, über die niemand gern diskutiert.
- Wegrunden, ohne nachzudenken. Dann verschenkst du abrechenbare Stunden.
- Mal so, mal so runden. Dann bekommst du Summen, die nicht zueinander passen.
Richtig runden: erst den Eintrag, dann die Summe
Rundung ist eigentlich nur eine faire Konvention: Man rechnet zum Beispiel in 15-Minuten-Schritten ab, und beide Seiten wissen, woran sie sind. Wichtig ist dabei nur eine Sache, die erstaunlich oft falsch gemacht wird — man rundet jeden Eintrag einzeln und summiert danach. Nicht erst alles zusammenzählen und die Endsumme runden.
Der Unterschied klingt akademisch, fällt aber genau dort auf, wo es unangenehm wird: auf der Rechnung. Rundest du die Endsumme, passen die einzelnen Posten nicht mehr zum Gesamtbetrag. Und das sieht dein Kunde sofort.
Warum mir das wichtiger ist als jede Statistik
Für mich war das nie eine Frage davon, mehr herauszuholen, sondern davon, eine Zahl zu haben, die ich guten Gewissens auf eine Rechnung schreiben kann. Eine, bei der jeder Posten nachvollziehbar ist und am Ende sauber aufgeht.
Wie das in Yokto läuft
In Yokto stellst du den Rundungsmodus einmal ein — aus, 5 Minuten, 15 Minuten oder ein eigener Wert. Gerundet wird pro Eintrag, dann summiert. Im Alltag musst du dir darüber keine Gedanken mehr machen; die Zahlen passen am Abend einfach zusammen.
Das ist der Teil, den ich mir von einer Zeiterfassung für Freelancer immer gewünscht habe: dass sie die Entscheidung einmal abfragt und danach nicht mehr stört.
Das ist nichts, womit man angeben kann. Aber diese beiden leisen Lecks — unsichtbare Zeit und unsauber gerundete Minuten — kosten über ein Jahr mehr abrechenbare Stunden, als man denkt. Und beide stopft man nicht mit Disziplin, sondern damit, dass man sie überhaupt erstmal sieht.